É ‘CHANGE’ ou ‘MOVE’?

Date

24 de September de 2018

Claudia Andrade, diretora de arquitetura na Athié Wohnrath, compartilha em seu novo artigo os conceitos de Change Management, a diferença entre “Change” e “Move” e como esse processo pode ser uma solução para otimizar a ocupação dos espaços de trabalho, trazendo redução nos custos para as organizações e aumento na produtividade dos colaboradores.

Mudar o ambiente de trabalho não é tarefa das mais fáceis, mas, em contrapartida, cada vez mais torna-se imprescindível para as empresas.

Seja para atrair e reter talentos, agilizar processos e tomadas de decisões, mudar a cultura, aumentar a produtividade e a conectividade entre pessoas, negócios e mercado, enfim, uma lista quase que interminável de motivos para tal.

Benchmarks realizados por nós, com empresas que estão localizadas aqui no Brasil e que passaram por este processo nos últimos cinco anos, mostram que, em média, somente 43% do tempo as pessoas permanecem nas suas estações de trabalho e que 39% do tempo as mesmas se encontram temporariamente vagas, indicando um aumento na mobilidade interna.

Os quase 60% de ociosidade das estações de trabalho revelam não só uma grande oportunidade de otimização de custos imobiliários em razão da possibilidade de redução de área locada, como também de aumentar a eficiência do ambiente de trabalho ao reverter parte dessa ociosidade em benefícios para os colaboradores que passam a ter maior oferta de ambientes para colaboração e concentração, a serem usados de acordo com as suas necessidades e atividades desenvolvidas.

Para se ter uma ideia, uma empresa de 2000 m² e 300 funcionários pode reduzir até 30% de área ao mudar para os novos conceitos de ocupação, o que significa uma economia de algo em torno de R$ 1 milhão de reais por ano e, mesmo assim, propiciar aos colaboradores um menu de espaços muito mais diversificado, estimulante, agradável e produtivo do que o existente no espaço antigo.

O conceito do escritório flexível, portanto, pressupõe algo que vai muito além de uma simples mudança de layout. Em inglês o termo fica mais claro, pois há duas palavras distintas:

MOVE: significa mudar algo no sentido físico, de um lugar pro outro, de uma posição para a outra.

CHANGE: significa mudar algo na sua essência, de uma cultura para outra, de um comportamento para o outro.

Ao mudar a forma de trabalhar; ao mudar a política de gestão que deixa de ser baseada em controle para ser baseada em resultado; ao mudar as relações de trabalho dando mais flexibilidade e responsabilidade aos colaboradores, a empresa está na verdade mudando a sua essência.

Preparar as pessoas, tanto do ponto físico quanto emocional para que elas possam enfrentar essa fase de transição de forma mais segura e comprometida é o principal objetivo do Change Management.

Para isso, é fundamental o patrocínio e participação ativa da alta gestão da organização na definição dos propósitos da mudança até a sua implementação.

É imprescindível, também, a criação de um plano de comunicação que irá garantir a transparência nas informações, tanto às relacionadas aos espaços (tipo de estações e ambientes, como serão as salas de reuniões e os espaços de integração, como serão usadas as áreas colaborativas, etc.) quanto às relacionadas à tecnologia (que tipo de equipamento será utilizado, se haverá disponibilidade de internet e wi-fi para que se possa trabalhar de qualquer lugar, quais recursos áudio visuais serão disponibilizados para se fazer conferências, etc).

O plano deve responder, sobretudo, às perguntas e dúvidas de forma clara e estruturada, principalmente aquelas que mexem diretamente com a vida das pessoas, tais como mudança de local do prédio versus facilidade de acesso; política de disponibilidade de transporte; possibilidade de trabalhar a partir de casa e a frequência com que isso pode acontecer; facilidades e alternativas para alimentação, etc.

Além disso, deverá ser prevista uma série de ações e campanhas como a de redução de papel e limpeza dentro da organização, treinamento de etiqueta corporativa que ensina como as pessoas devem se comportar nesses espaços, treinamento para utilização dos recursos de tecnologia disponibilizados, entre outros.

Enfim, não se trata somente de mover – MOVE – pessoas e bens materiais para o novo escritório, mas sim transformar – CHANGE –  comportamentos e atitudes de forma a garantir que o novo ambiente de trabalho seja efetivamente um instrumento para aumento da competitividade da empresa, garantindo o Bem-Estar Produtivo para todos os colaboradores.